Die Adventszeit ist für viele Unternehmen der perfekte Anlass, sich bei ihren Mitarbeitenden für das vergangene Jahr zu bedanken. Ob Weihnachtsfeier, Teamfrühstück oder kleines Winterevent – Betriebsveranstaltungen sind mehr als ein schöner Jahresabschluss. Sie können steuerlich begünstigt sein, wenn einige wichtige Voraussetzungen erfüllt werden.
Damit Ihre Feier nicht nur stimmungsvoll, sondern auch finanziell sauber bleibt, habe ich Ihnen die wichtigsten Punkte übersichtlich zusammengestellt.
1. Wann gilt eine Weihnachtsfeier als steuerfreie Betriebsveranstaltung?
Damit das Finanzamt eine Veranstaltung als steuerfreie Betriebsveranstaltung anerkennt, müssen folgende drei Bedingungen erfüllt sein:
✔ Offen für alle Mitarbeitenden
Die Veranstaltung muss grundsätzlich allen Beschäftigten offenstehen – oder zumindest allen einer klar abgegrenzten Abteilung.
✔ Kosten dürfen 110 € pro Kopf nicht überschreiten
Der Freibetrag beträgt 110 € brutto pro teilnehmender Person, einschließlich:
- Verpflegung
- Getränke
- Musik / DJ
- Raummiete / Dekoration
- Geschenke, die vor Ort verteilt werden
Wichtig: Dieser Betrag ist kein Freibetrag für das Unternehmen, sondern verhindert, dass beim Mitarbeitenden steuerpflichtiger Arbeitslohn entsteht.
✔ Maximal zwei Veranstaltungen pro Jahr
Bis zu zwei Betriebsveranstaltungen jährlich können steuerfrei durchgeführt werden.
Wichtig: Der Freibetrag gilt pro Veranstaltung – nicht für das gesamte Jahr.
2. Was passiert, wenn die 110-Euro-Grenze überschritten wird?
Wird der Betrag überschritten, gilt Folgendes:
- Der übersteigende Teil wird steuer- und sozialversicherungspflichtiger Arbeitslohn.
- Sie können diesen Anteil jedoch mit 25 % pauschal versteuern, um Ihre Mitarbeitenden nicht zu belasten.
3. Was, wenn im laufenden Jahr schon zwei Betriebsveranstaltungen stattfanden?
Eine dritte Veranstaltung ist nicht mehr steuerfrei.
➡ Die gesamten Kosten pro Mitarbeitenden werden steuerpflichtiger Arbeitslohn.
➡ Sie können diese mit 30 % pauschal versteuern (zzgl. Soli & ggf. Kirchensteuer).
➡ Sozialversicherung fällt dennoch an.
Tipp:
Sie dürfen selbst bestimmen, welche der drei Feiern steuerpflichtig wird – wählen Sie also die günstigste.
4. Was passiert, wenn weniger Teilnehmende erscheinen als geplant?
Entscheidend ist die tatsächliche Teilnehmerzahl – nicht die Anzahl der Einladungen.
Beispiel aus der Praxis:
Geplant: 20 Personen, Kosten 2.000 €
Erschienen: 15 Personen
→ 2.000 € / 15 = 133 € pro Person
→ 110 € steuerfrei, 23 € steuerpflichtig
Daher unbedingt:
➡ Teilnehmerliste führen
➡ mit Datum & Ort
➡ inklusive Begleitpersonen & Gästen
5. Wie werden Begleitpersonen steuerlich behandelt?
Begleitpersonen sind erlaubt, aber:
➡ Die Kosten der Begleitperson werden dem jeweiligen Mitarbeitenden zugerechnet.
Beispiel:
Mitarbeitende*r + Partner → Kosten verdoppeln sich → 110-€-Grenze wird schneller überschritten.
6. Was ist mit Geschäftspartnern oder Kund:innen?
Geschäftspartner gehören nicht zur Betriebsveranstaltung im steuerlichen Sinne.
Ihre Kosten müssen separat gebucht werden:
- Bewirtungskosten: 70 % abzugsfähig (bei betrieblicher Veranlassung)
- Geschenke: bis 50 € netto pro Jahr abzugsfähig
- darüber hinaus: kein Betriebsausgabenabzug
Tipp:
Achten Sie auf korrekte Belege (Bewirtungsbeleg mit Anlass, Teilnehmenden, Unterschrift).
7. Wie behandelt man Geschenke an Mitarbeitende bei der Weihnachtsfeier?
Geschenke, die während der Feier übergeben werden, zählen zu den Gesamtkosten der Veranstaltung.
➡ Sie erhöhen den Pro-Kopf-Betrag.
➡ Ein separater Geschenkfreibetrag gilt hier nicht.
Beispiel:
Essen/Trinken 90 € + Geschenk 30 € = 120 € → Freibetrag überschritten.
8. Und Geschenke an Geschäftspartner?
Hier gelten klare Regeln:
✔ Bis 50 € netto pro Person/Jahr abzugsfähig
✔ Schon 1 € über dem Betrag → kein Abzug mehr möglich
✔ Pauschalsteuer von 30 % möglich → Geschenk bleibt beim Empfänger steuerfrei
9. Welche Nachweise braucht die Buchhaltung?
Eine ordentliche Dokumentation ist entscheidend für die Anerkennung.
Bitte aufbewahren:
✔ Rechnungen / Quittungen
✔ Detaillierte Teilnehmerliste
– Mitarbeitende
– Begleitpersonen
– Geschäftspartner
✔ Bewirtungsbelege mit Anlass und Unterschrift
✔ Aufstellung der Gesamtkosten getrennt nach Personengruppen